Bonjour,
Voici de nouvelles informations concernant la construction de notre projet POCTEFA Pyrenart.
Avant tout, je tiens à vous remercier pour votre coopération dans cette phase de travail collectif. Merci beaucoup pour les informations transmises et vos propositions.
1. Report de la date limite de dépôt du projet
La CTP a informé d’un report de la date limite de dépôt des projets au 31 mai, car ils ont beaucoup de problèmes sur l’application informatique : https://www.poctefa.eu/fr/premier-appel-a-projets-poctefa-2021-2027/.
Avec Fanny et Carine, nous avons décidé de mettre à profit ce temps supplémentaire pour améliorer le descriptif du projet et les textes, mais nous ne souhaitons pas décaler les échéances sur le budget et le traitement administratif.
2. Retours sur le budget
Merci à tous pour le travail réalisé sur le budget cette semaine. Nous arrivons désormais à un budget qui correspond presque à nos attentes.
Sur le budget (https://owncloud.reseauenscene.fr/index.php/s/gCY3xZi3BZPmySQ), vous verrez :
- en rouge les modifications que nous avons apportées pour diverses raisons,
- sur fond vert clair, les lignes que nous vous demandons de retravailler ou préciser (si besoin, si ce n’est pas clair, n’hésitez pas à nous contacter, Fanny, Carine ou moi).
Nous avons harmonisé sur le budget certaines dépenses, notamment les coûts de communication, de dissémination, de traduction, etc.. Ces montants sont donc actualisés en rouge sur le tableau. Nous avons fait la même chose sur les conférences de presse par exemple. Nous avons essayé de tenir compte de vos retours, tout en cherchant à ne pas perdre de vue les équilibres à conserver. Merci de bien tenir compte de ces montants modifiés et si vous constatez une erreur ou un problème, nous vous demandons de nous le faire savoir au plus vite, idéalement d’ici demain.
Sur ce budget, il y a encore quelques problèmes dans les équilibres pour lesquels nous avons besoin que vous fassiez des modifications :
- entre la France et l’Espagne : un peu trop de budget en France, il faut donc baisser un peu encore,
- sur la cohérence des proportions de dépenses de personnel : pour les structures qui ont les dépenses de personnel les plus élevés (plus de 42/43%) nous souhaiterions que vous puissiez faire un effort sur ces dépenses.
Sur les dépenses de personnel, pour éviter tout problème, nous vous recommandons de ne pas mettre de personne à moins de 5%, il y a un risque, notamment pour le personnel administratif, pour qu'il vous soit demandé de le supprimer et de l'intégrer au forfait de frais d'administration.
En haut de chacun de vos budgets, nous avons ajouté dans la colonne K le montant de la subvention FEDER qui vous reviendrait, et juste en dessous, la marge ou le déficit entre cette subvention et les dépenses nouvelles du projet (hors valorisation de personnel permanent, de dépenses de structure). Il nous faut veiller à un bon équilibre entre tous les partenaires.
Merci de prendre le temps de regarder cela, et de faire vos corrections si besoin.
Pour ces dernières modifications, nous vous demandons de les faire directement sur le tableau, idéalement d’ici demain. Si vous ne pouvez pas le faire d’ici demain, merci de nous le faire savoir pour que nous en tenions comptes dans notre planning.
Comme pour les étapes précédentes, envoyez-nous un email quand vous avez terminé.
3. Budget détaillé
À partir de lundi, il faudra que chaque structure décline ce budget en utilisant le document « budget détaillé ».
Sur ce budget détaillé, il vous faut répartir les dépenses dans la durée du projet et il faut également bien mettre le détail des différentes dépenses.
Ce document doit être finalisé pour le 5 mai au plus tard. Si vous avez besoin que nous vous aidions, n’hésitez pas à solliciter Carine avant cette échéance.
Le modèle à utiliser est sur le Cloud ou ici :
https://www.poctefa.eu/wp-content/uploads/2023/03/4-Modelo-plan-financiero_-modele-plan-financier_-bilingue.xlsx
4. Nouveau planning à respecter
Avec le décalage de l’échéance de dépôt, nous avons un peu de marge, mais finalement assez peu.
Voici les nouvelles échéances à respecter :
Demain > dernières modifications et corrections (voir ci-dessus) sur la maquette du budget
Mardi 2 mai > envoi par chaque partenaire (et dépôt sur le Cloud) de votre « Fiche d’identification partenaire » > nous en avons impérativement besoin, cela nous bloque pour la saisie sur la plateforme informatique (tous les modèles sont ici : https://owncloud.reseauenscene.fr/index.php/s/k5yZYTEcS5TkrM3)
Vendredi 5 mai > envoi du tableur « Budget détaillé » complété par chaque partenaire, correspondant à la maquette du budget
Vendredi 5 mai > envoi de l’ensemble des documents administratifs manquants (déclaration TVA, comptes annuels, etc.) > Carine va vous faire un mail à chacun pour vous dire ce qu’il nous manque.
À partir du mardi 9 mai > Saisie par Carine de l’ensemble de vos fiches structures sur la plateforme SIGEFA, saisie du budget sur SIGEFA, upload des pièces complémentaires
Entre le lundi 15 et le mercredi 17 mai > organisation d’une courte réunion pour faire un point d’avancement sur le dépôt du projet (Fanny va vous envoyer un sondage).
Mercredi 17 mai > communication à l’ensemble des partenaires, pour relecture (pour ceux qui le veulent et le peuvent), du formulaire de candidature en Française
Vendredi 19 mai > communication aux partenaires de Fiches de déclaration responsable à signer et communication de la Convention inter-partenariale à signer
Lundi 22 mai > envoi du formulaire (avec dernières corrections) pour traduction en castillan
Jeudi 25 et 26 mai > saisie des informations en castillan sur SIGEFA
Encore merci de votre coopération dans cette dernière ligne droite !
À bientôt,
--
Hola,
Aquí tenéis nueva información sobre la construcción de nuestro proyecto POCTEFA Pyrenart.
En primer lugar, me gustaría agradecerles su colaboración en esta fase de trabajo colectivo. Muchas gracias por la información que nos habéis proporcionado y por vuestras propuestas.
1. Aplazamiento del plazo de presentación del proyecto
El CTP nos ha comunicado que el plazo de presentación de proyectos se ha pospuesto al 31 de mayo, ya que están teniendo muchos problemas con la aplicación informática: https://www.poctefa.eu/primera-convocatoria-de-proyectos-poctefa-2021-2027/.
Junto con Fanny y Carine, hemos decidido utilizar este tiempo extra para mejorar la descripción del proyecto y los textos, pero no queremos posponer los plazos para la tramitación presupuestaria y administrativa.
2. Comentarios sobre el presupuesto
Gracias a todos por vuestro trabajo sobre el presupuesto esta semana. Hemos llegado a un presupuesto que casi se ajusta a nuestras expectativas.
En el presupuesto (https://owncloud.reseauenscene.fr/index.php/s/gCY3xZi3BZPmySQ) verán :
- en rojo, los cambios que hemos introducido por diversos motivos,
- sobre fondo verde claro, las líneas que os pedimos que reelaboréis o aclaréis (en caso necesario, si no está claro, no dudéis en poneros en contacto con nosotros, Fanny, Carine o yo).
Hemos armonizado ciertos gastos del presupuesto, en particular los gastos de comunicación, difusión, traducción, etc. Por ello, estos importes están actualizados en rojo en el cuadro. Hemos hecho lo mismo con las ruedas de prensa, por ejemplo. Hemos intentado tener en cuenta sus comentarios, tratando al mismo tiempo de no perder de vista los equilibrios que hay que mantener. Les agradecemos que tengan en cuenta estos importes modificados y, si observan algún error o problema, les rogamos que nos lo comuniquen lo antes posible, a ser posible mañana.
En este presupuesto, sigue habiendo algunos problemas en los saldos para los que necesitamos que hagáis modificaciones:
- entre Francia y España: un poco demasiado presupuesto en Francia, por lo que necesitamos reducirlo un poco más,
- sobre la coherencia de las proporciones de los gastos de personal: para las estructuras que tienen los gastos de personal más elevados (más del 42/43%) nos gustaría que hicieran un esfuerzo sobre estos gastos.
En cuanto a los gastos de personal, para evitar cualquier problema, le recomendamos que no ponga a nadie por debajo del 5%, ya que existe el riesgo, sobre todo en el caso del personal administrativo, de que le pidan que lo elimine y lo integre en el paquete de gastos de administración.
En la parte superior de cada uno de sus presupuestos, hemos añadido en la columna K el importe de la subvención FEDER que recibiría, y justo debajo, el margen o déficit entre esta subvención y los nuevos gastos del proyecto (excluyendo la valoración del personal fijo y los gastos estructurales). Debemos garantizar un buen equilibrio entre todos los socios.
Por favor, tómese su tiempo para revisarlo y hacer las correcciones necesarias.
Para estos últimos cambios, les pedimos que los hagan directamente en la pizarra, idealmente para mañana. Si no puede hacerlo para mañana, le rogamos que nos lo comunique para que podamos tenerlo en cuenta en nuestra planificación.
Al igual que en los pasos anteriores, envíanos un correo electrónico cuando hayas terminado.
3. Presupuesto detallado
A partir del lunes, cada estructura deberá elaborar este presupuesto utilizando el documento "presupuesto detallado".
En este presupuesto detallado, deberás distribuir los gastos a lo largo de la duración del proyecto y también deberás detallar los diferentes gastos.
Este documento debe estar terminado a más tardar el 5 de mayo.
Si necesitas nuestra ayuda, no dudes en pedírsela a Carine antes de esta fecha límite.
La plantilla a utilizar está en la Cloud o aquí: https://www.poctefa.eu/wp-content/uploads/2023/03/4-Modelo-plan-financiero_-modele-plan-financier_-bilingue.xlsx
4. Nuevo calendario a respetar
Con el cambio del plazo de presentación, tenemos un poco de margen, pero no mucho.
Estos son los nuevos plazos que hay que respetar
Mañana > modificaciones y correcciones finales (ver más arriba) del modelo de presupuesto.
Martes 2 de mayo > cada socio envía (y sube a la Nube) su "Formulario de identificación del socio" > lo necesitamos absolutamente, ya que nos bloquea la introducción en la plataforma informática (todos los modelos están aquí: https://owncloud.reseauenscene.fr/index.php/s/k5yZYTEcS5TkrM3)
Viernes 5 de mayo > envío de la hoja de cálculo "Presupuesto detallado" cumplimentada por cada socio, correspondiente al modelo de presupuesto
Viernes 5 de mayo > envío de todos los documentos administrativos que faltan (declaración del IVA, cuentas anuales, etc.) > Carine enviará un correo electrónico a cada uno de ustedes para comunicarles lo que nos falta.
A partir del martes 9 de mayo > Carine introducirá todos sus archivos de estructura en la plataforma SIGEFA, introducirá el presupuesto en SIGEFA, cargará los documentos adicionales
Entre el lunes 15 y el miércoles 17 de mayo > Organización de una breve reunión para hacer balance de la marcha del proyecto (Fanny os enviará una encuesta).
Miércoles 17 de mayo > comunicación a todos los socios, para revisión (para los que quieran y puedan), del formulario de candidatura en francés
Viernes 19 de mayo > comunicación a los socios de los formularios de declaración responsable que deben firmar y comunicación del acuerdo entre socios que deben firmar
Lunes 22 de mayo > envío del formulario (con las últimas correcciones) para su traducción al español
Jueves 25 y 26 de mayo > introducción de la información en castellano en SIGEFA
¡Gracias de nuevo por vuestra colaboración en esta recta final!
Hasta pronto,
Yvan
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